8 tips om een project te plannen en goed met je tijd om te gaan

Als tekstschrijver, en zeker als freelancer, is het niet alleen cruciaal dat je mooie zinnen kunt formuleren en creatieve invalshoeken kunt bedenken. Minstens net zo belangrijk is dat je kunt plannen, vind ik. Een opdrachtgever wil een artikel op een bepaalde datum online hebben staan en jij wilt zelf ook bepaalde taken gedaan hebben gedurende een dag. Ik houd van structuur en overzicht en deel graag mijn tips om goed om te gaan met je tijd en te leren plannen.


Een goede planning verlaagt stress, vergroot je professionaliteit, maakt productief, werkt efficiënter en vergroot de kans op het bereiken van je doelen. Dit is hoe ik te werk ga:

Tip 1: Weet wat de bedoeling is

Het klinkt logisch, maar een opdracht is gedoemd te mislukken als je niet weet wat de bedoeling is. Ik werk dan ook met een korte vragenlijst die ik iedere opdrachtgever aanreik. De antwoorden op deze vragen heb ik nodig om een goed beeld te krijgen van wat diegene nu écht wil.

Neem de opdrachtgever vooral een beetje bij de hand, want die weet logischerwijs vaak niet wat voor schrijfstijl die wil, los van ‘een beetje informeel en leuk’. Vraag eventueel om wat voorbeelden of stuur zelf voorbeelden van verschillende schrijfstijlen. Wat ik soms ook doe (extra tip!): een proefartikel schrijven. Daarmee bedoel ik dat ik eerst één artikel schrijf voor de kosten die ik vérwacht te maken, zodat ik vervolgens kan bepalen hoe lang ik er daadwerkelijk mee bezig ben geweest. Dit artikel helpt je vervolgens te beslissen over een definitieve deadline, prijs en tijdspad voor het gehele project. Soms is dat van tevoren namelijk lastig om in te schatten, zeker als het een nieuw soort opdracht is.

Tip 2: Maak een briefing

Soms krijg ik van de opdrachtgever een opdrachtaanvraag en af en toe bestaat die ook uit een briefing. Vaker ontvang ik losse mailtjes en documenten met, ‘kun je hier iets mee?’. Ik vind het dan fijn, zeker als het gaat om het schrijven van meerdere artikelen, om in een stramien te plaatsen wat ik ga doen. Denk aan het onderwerp, de aanleiding, de kernwoorden, zoekwoorden, research en eventuele interviewkandidaten. In sommige gevallen vul je dit zelf in en leg je het aan de opdrachtgever voor, bij andere projecten vult juist de opdrachtgever het in zodat jij aan de slag kunt. Dit kun je zien als een vervolg op de vragenlijst waar ik het net over had. In dit geval zijn het de onderdelen die nodig zijn om aan de slag te kunnen gaan. Je kunt dit ook koppelen aan de contentplanning, waarbij je dus nog de deadlines plaatst.

Tip 3: Ontdek jouw productieve momenten

Iedereen heeft een ander ritme. Als ik thuis werk, start ik vaak tussen zeven uur en half acht. Meestal stop ik op tijd, zodat ik dan bijvoorbeeld kan gaan sporten. Soms kies ik ervoor om in de middag een lange wandelpauze te pakken en ga ik wel tot later door. Dan zorg ik ervoor dat ik aan het einde van de dag taken hebben die iets minder creativiteit vereisen, zoals opruimen, mailtjes beantwoorden en administratie.

Wat ik fijn vind, is om van mezelf te weten wanneer ik het meest productief ben, maar ook hoe lang ik pauze wil houden en wanneer ik ongeveer wil eten. Door dit in kaart te brengen, weet ik hoeveel uren ik gedurende een dag kan besteden aan opdrachten en op welke momenten ik artikelen kan versturen naar opdrachtgevers.

Tip 4: Maak gebruik van de technologie

Je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden; voor het maken van een planning zijn er allerlei applicaties en programma’s die je kunnen helpen. Ik gebruik zelf Trello, een tool die ideaal werkt om projecten te managen en een planning op te stellen. Het systeem bestaat uit borden, kaarten, lijsten, etiketten, labels en checklists.

Ik heb in Trello verschillende borden aangemaakt, waarvan er eentje ‘Jaarplanning’ heet. In dit bord heb ik verschillende lijstjes gemaakt, zoals ‘Vandaag’, ‘Deze week’ en ‘Dit jaar’. Een ander bord gebruik ik weer voor inspiratie; hier hang ik interessante artikelen of ideeën voor onderwerpen aan. Ik heb ook nog een bord ‘Opdrachtgevers’, waar ik gemakkelijk per opdrachtgever documenten kan toevoegen. Van een stijlgids tot definitieve artikelen, een contentplanning en een worksheet. Ik raad je aan om eens naar deze tool te kijken. Het werkt heel makkelijk en er zijn talloze mogelijkheden.

Tip 5: Gebruik één plek voor je planning

Ik houd van to-do-lijstjes, weekkalenders, agenda’s en noem het maar op. Het gevolg: ik had op een gegeven moment post-its, taken in Gmail, een online agenda, een papieren agenda en een Excel-bestand. Dat is natuurlijk geen structuur meer. Nu heb ik een papieren agenda, waar ik globaal mijn weekindeling noteer. Dat doe ik met pennen in verschillende kleuren, zodat ik in één oogopslag zie of ik vandaag als freelancer werk, in dienstverband of dat ik vrij ben, ga sporten of een afspraak heb met vrienden. Deze agenda gebruik ik dus ook voor mijn vrije tijd en overige afspraken. Trello gebruik ik vervolgens als daadwerkelijke planner.

Tip 6: Plan de avond van tevoren

In Trello heb ik altijd een globale planning staan, maar de dagplanning maak ik altijd de avond ervoor. Dat geeft mij enorm veel rust en ik hoef niet de volgende ochtend, het moment dat ik het meest productief ben, op een rij te zetten wat ik wil gaan doen.

Tip 7: Verdeel een project in behapbare stukken

Het moge duidelijk zijn dat ik houd van structuur en planning. Doe ik het altijd goed? Nee hoor. Ik heb een keer zo’n grote tekstopdracht gedaan dat ik het overzicht verloor. Ik had een planning gemaakt, maar het was te veel in één keer, de deadlines volgden te snel op elkaar en het bleek meer uitzoekwerk dan verwacht. Wat ik daar vooral van heb geleerd: deel een grote opdracht op in kleinere opdrachten. Geef dit ook aan bij de opdrachtgever. Stel bijvoorbeeld voor dat je wekelijks 5 teksten schrijft (en die vervolgens factureert) in plaats van ‘de komende drie maanden 100’. Vinden je hersenen ook fijner; die geven kleine en simpele acties voorrang boven grotere en complexere taken.

Tip 8: Communiceer je planning

Het is prettig om voor jezelf een planning te hebben, maar het is helemaal fijn als je opdrachtgever deze planning ook (globaal) kent. Waarschijnlijk heb je ook nog een revisieronde, of bel je een keer met de opdrachtgever voor informatie. Het is dan fijn dat diegene ook kan kijken of hij/zij aan de verwachte deadlines kan voldoen. En lukt dat niet, dan kun jij duidelijk aangeven dat jij daardoor die deadline ook niet kunt halen.